Audyt zespołu marketingowego. Klucz do efektywnej strategii działania firmy

Gdy rozmawiamy z właścicielami i menedżerami, często słyszymy, że „marketing jest, ale nie działa tak, jak powinien”.

Zwykle nie wynika to z braku chęci czy zaangażowania, ale z braku systematycznej oceny tego, jak funkcjonuje dział marketingu, jakie kompetencje posiada zespół i czy aktualnie podejmowane działania marketingowe wspierają cele biznesowe. I właśnie dlatego audyt zespołu marketingowego szybko stał się jednym z najbardziej wartościowych narzędzi, jakie można zastosować w firmie także w Twojej!

Dlaczego powstał ten artykuł i dlaczego to właśnie my go napisaliśmy? To nie jest przypadek. W Rodin przeprowadzamy takie analizy regularnie, bo widzimy, jak ogromną różnicę przynosi nawet kilka tygodni pracy nad zarządzaniem procesami, strukturą, komunikacją i strategią marketingową. To moment, w którym można dostrzec mocne strony, słabe strony, obszary wymagające natychmiastowej poprawy i elementy, które dopiero w przyszłych działaniach zaczną faktycznie wpływać na rozwój biznesu.

Czym jest audyt zespołu marketingowego i czym różni się od audytu marketingowego?

Najpierw wyjaśnijmy podstawy, bo być może pierwszy raz spotykasz się z takim podejściem.

Audyt zespołu marketingowego to kompleksowa ocena tego, jak funkcjonuje marketing w Twojej firmie na poziomie ludzi, procesów, komunikacji oraz dopasowania działań do strategii firmy.

To inne podejście niż klasyczny audyt marketingu, który skupia się przede wszystkim na kampaniach reklamowych, kanałach marketingowych, content marketingu czy analityce. W Rodin mówimy, że w audycie zespołu chodzi o to, by zobaczyć, co dzieje się „pod maską” i dlaczego działania marketingowe przynoszą określone efekty.

W praktyce audyt zespołu marketingowego pozwala odpowiedzieć na pytania, które na co dzień trudno jest zadać lub na które brakuje przestrzeni w bieżącej pracy:

– Czy marketing działa we właściwym tempie?

– Czy zespół jest dobrze ustawiony do realizacji celów biznesowych?

– Czy sposób współpracy wspiera rozwój firmy, a może wręcz przeciwnie – blokuje go?

To moment, w którym zyskujesz pełniejszy i przede wszystkim obiektywny obraz tego, jak Twój zespół pracuje na co dzień (jak to się mówi: „za zamkniętymi drzwiami”), jak podejmowane są decyzje, gdzie uciekają zasoby i czy obecny model pracy daje szansę na rozwijanie skutecznej strategii marketingowej. Wszystkie te elementy często decydują o tym, czy marketing jest wsparciem dla organizacji, czy tylko kolejną listą zadań do odhaczenia.

Elementy audytu zespołu marketingowego

1. Kompetencje i role

W ramach audytu zespołu marketingowego analizuje się między innymi kompetencje pracowników oraz to, jak ich role odpowiadają realnym zadaniom. To także analiza mocnych i słabych stron poszczególnych członków zespołu. W wielu firmach to pierwszy obszar, w którym pojawiają się nieścisłości. Jakie?

Na przykład obowiązki rozproszone na kilka osób, brak wyraźnie określonych zakresów odpowiedzialności albo przeciążenie specjalistów, które z czasem prowadzi do spadku efektywności.

2. Planowanie i procesy

Ważnym elementem audytu jest także ocena sposobu planowania działań marketingowych. Ale uwaga! Nie chodzi tu wyłącznie o kalendarz publikacji czy harmonogram płatnych kampanii reklamowych, ale o to, czy plany wynikają z analizy danych, celów biznesowych, preferencji klientów oraz potrzeb rynku. Kiedy planowanie odbywa się intuicyjnie, trudno później ocenić skuteczność kampanii i to, czy są spójne ze strategią marketingową.

Drugą częścią tej analizy jest ocena procesów, a dokładniej ich logiki, przejrzystości i efektywności. Weryfikuje się, czy działania przebiegają w przewidzianej kolejności, czy nie dochodzi do powielania zadań oraz czy zespół pracuje według ustalonych standardów. Zdradzimy Ci, że jest to obszar, w którym firmy często tracą najwięcej czasu, energii i… budżetu.

3. Współpraca z innymi działami

Marketing nie działa w próżni, dlatego audyt obejmuje również ocenę współpracy z innymi działami – sprzedażą, produktem, obsługą klienta czy zarządem.

Sprawdza się, jak wygląda przepływ informacji, czy briefy są jasne, a zespoły pracują w oparciu o wspólne cele. Brak współpracy przekłada się bezpośrednio na opóźnienia, niedopasowane kampanie i niską skuteczność działań promocyjnych.

4. Wykorzystywane narzędzia

W ramach audytu analizuje się także narzędzia wykorzystywane przez zespół. Od platform marketing automation, przez systemy raportowe, aż po narzędzia wykorzystywane w mediach społecznościowych.

Wiesz, jaki jest najczęstszy problem? Korzystanie jedynie z niewielkiego ułamka możliwości dostępnych narzędzi albo wdrożenie takich, które nie pasują do strategii marketingowej. To właśnie ta część analizy pozwala ocenić, co warto usprawnić, a co należy uporządkować lub zastąpić.

5. Komunikacja i organizacja pracy

Istotnym elementem audytu jest komunikacja wewnętrzna. Na tym etapie weryfikuje się między innymi:

• Czy informacje są przekazywane w sposób jasny i regularny?
• Czy zespół ma wypracowane standardy pracy?
• Czy proces akceptacji materiałów jest przejrzysty?

Brak takich zasad prowadzi do nieporozumień, opóźnień i frustracji, a w konsekwencji wpływa na skuteczność działań marketingowych.

Pamiętaj, że dopiero tak szeroka i kompletna analiza pozwala zrozumieć, dlaczego działania marketingowe przynoszą określone efekty oraz, które obszary wymagają poprawy.

Jeśli chcesz lepiej zrozumieć, jak firmy uzupełniają kompetencje swojego zespołu bez zwiększania etatów, zajrzyj do naszego artykułu o outsourcingu marketingu. Pokazujemy tam, w jakich sytuacjach takie rozwiązanie daje na odciążenie:Czym jest outsourcing marketingu i jak może wspierać Twój biznes?

Chcesz zrobić audyt zespołu marketingowego w swojej firmie?

Coraz więcej firm zaczyna dostrzegać, że działania marketingowe wymagają nie tylko planowania kampanii czy publikowania postów w mediach społecznościowych, ale też świadomego zarządzania zespołem. Jeśli czujesz, że marketing w Twojej firmie funkcjonuje zbyt chaotycznie, tempo pracy jest zbyt wolne albo wyniki nie są adekwatne do budżetu marketingowego, audyt pomoże zidentyfikować przyczynę.

W trakcie rozmów wstępnych często słyszymy pytania o to, czy nie wystarczy pobieżne spojrzenie na kampanie reklamowe lub content marketing? Ale, aby poprawić skuteczność marketingu, musisz zrozumieć, jak działa cały jego mechanizm.

Twój zespół to centrum firmy, w którym zaczyna się każdy pomysł, każda strategia i każdy wynik…

Kompleksowy audyt zespołu marketingowego – oferta Rodin

Pracując z firmami, widzimy, że nie zawsze potrzebny jest nowy specjalista czy zwiększenie zasobów finansowych. Czasem wystarczy właściwe poukładanie procesów, wsparcie strategiczne albo tymczasowe uzupełnienie kompetencji. Dlatego w Rodin proponujemy Ci różne modele współpracy:

• współpraca z dyrektorem marketingu na godziny, która najlepiej sprawdza się tam, gdzie potrzebne jest wsparcie doświadczonego lidera bez budowania dodatkowego stanowiska;
• outsourcing marketingu, który pozwala skorzystać z zespołu specjalistów bez konieczności tworzenia własnego działu;
• zarządzanie procesami w organizacji to forma wsparcia, która sprawdza się tam, gdzie audyt ujawnia szersze wyzwania dotyczące przepływu informacji, odpowiedzialności i jakości współpracy między działami.

Dzięki temu możemy elastycznie dopasować zakres działań do oczekiwań klientów, ich celów biznesowych i bieżące wyzwania.

Rodzaje audytu – który wybrać do swojej firmy?

W zależności od tego, czego dokładnie chcesz się dowiedzieć o swoim marketingu, do wyboru są trzy kierunki. Każdy z nich skupia się na nieco innym obszarze i odpowiada na inne pytania. Powinieneś wybrać ten, który najlepiej pasuje do obecnej sytuacji twojej firmy.

Najczęściej rekomendujemy jeden z trzech kierunków:

Audyt zespołu marketingowego

To kompleksowa analiza skoncentrowana na ludziach, strukturze i procesach. W ramach tego audytu sprawdza się, jak pracuje zespół, które zadania wymagają poprawy i gdzie znajdują się jego mocne strony. Jest szczególnie pomocny wtedy, gdy masz wrażenie, że marketing ma większy potencjał, ale coś blokuje jego efektywność. Może to być niejasny podział obowiązków, brak standardów pracy, słaba komunikacja czy zbyt wolny przepływ informacji.

Dzięki temu podejściu łatwiej zrozumieć, w których miejscach zespół traci czas i energię, oraz jaka forma wsparcia (organizacyjna, kompetencyjna albo procesowa) przyniesie najlepsze rezultaty.

Audyt działań marketingowych

Analizuje kampanie reklamowe, media społecznościowe, content marketing, działania promocyjne oraz ich skuteczność. Ocenia też współczynniki konwersji, koszt pozyskania klienta i dopasowanie do potrzeb rynku.

Naszym zdaniem taki audyt jest właściwy, gdy chcesz dowiedzieć się, dlaczego kampanie nie przynoszą spodziewanych wyników, co można zoptymalizować oraz gdzie leży największa szansa na szybkie zwiększenie sprzedaży lub poprawę efektywności budżetu marketingowego.

Kompleksowy audyt marketingowy

To najbardziej rozbudowana forma analizy, łącząca oba podejścia: ocenę zespołu i ocenę działań marketingowych. Pozwala zobaczyć pełny obraz tego, jak działa marketing, jak wypadasz na tle konkurencji (i jakie są najskuteczniejsze działania konkurencji) oraz czy strategia marketingowa jest adekwatna do trendów rynkowych.

Kompleksowy audyt marketingowy przydaje się szczególnie wtedy, gdy firma stoi przed dużą zmianą: wejściem na nowe rynki, budową marki, zwiększeniem skali działań albo aktualizacją strategii.

Podsumowując: Wybór audytu zależy od tego, czy chcesz skupić się na pracy zespołu, wynikach kampanii czy całościowym spojrzeniu na zespół, wdrożoną strategię marketingową i jej skuteczność.

Jakie są korzyści z przeprowadzenia audytu przez dyrektora marketingu?

Audyt prowadzony przez dyrektora marketingu to spojrzenie osoby, która na co dzień pracuje zarówno strategicznie, jak i operacyjnie. To ona, jak nikt inny rozumie, jak marketing działa „od środka”. Taka perspektywa pomaga dostrzec coś więcej oprócz liczb i statystyk. Dyrektor marketingu z firmy zewnętrznej wyłapuje napięcia w zespole, przeciążenia, zagubione procesy i drobne rzeczy, które w praktyce decydują o tempie pracy.

W wielu firmach już kilka rozmów i obserwacji pokazuje, skąd biorą się opóźnienia, gdzie komunikacja się zatrzymuje albo dlaczego proste zadania zajmują trzy razy więcej czasu, niż powinny. To właśnie różni audyt prowadzony przez dyrektora od typowej analizy. Tu ważne są: kontekst i codzienna praca całego zespołu.

Dodatkowo audyt prowadzony przez dyrektora marketingu:

• pozwala unikać marnowania budżetu marketingowego,
• przyspiesza wdrażanie kampanii,
• obniża koszt pozyskania klienta,
• poprawia współpracę między działami,
• pokazuje, które procesy wymagają optymalizacji,
• ułatwia budowanie przewagi konkurencyjnej.

Ten sposób współpracy doskonale sprawdza się w modelu dyrektora marketingu na godziny. Twoja firma nie musi tworzyć nowego etatu, a jednocześnie zyskuje osobę, która potrafi przeprowadzić audyt, poukładać zespół i doprowadzić rekomendacje do realnych zmian. W praktyce to najbezpieczniejsza i najszybsza droga, żeby marketing zaczął działać tak, jak powinien.

Dlaczego warto zlecić audyt firmie zewnętrznej?

Dlaczego outsourcing marketingu? Dlaczego dyrektor marketingu na godziny?

Zewnętrzny zespół patrzy bez emocji. Nie jest związany firmowymi schematami ani przekonaniem, że „tak zawsze robiliśmy”. Jako osoby z zewnątrz widzimy to, co dla zespołu staje się niewidoczne. Dzięki temu szybciej identyfikujemy obszary wymagające natychmiastowej poprawy.

Często okazuje się, że firma pracuje w rytmie, który po prostu się utarł. Procesy, które kiedyś miały sens, dziś spowalniają zespół. Decyzje podejmowane lata temu stały się niepisanym standardem, choć już dawno nie są najlepszym wyborem. Zewnętrzny dyrektor marketingu potrafi to zauważyć w kilka dni. Właśnie dlatego, że nie jest częścią tych schematów!

Patrzy świeżym okiem, potrafi zadać niewygodne, ale potrzebne pytania i przede wszystkim wskazać rozwiązania, których zespół zwyczajnie nie widzi, bo funkcjonuje w codziennym biegu.

Czasem jedna trafna obserwacja z zewnątrz potrafi odblokować marketing bardziej niż miesiące wewnętrznych prób.

Zewnętrzna analiza to także:

• obiektywność,
• większa dokładność,
• dostęp do specjalistów z różnych dziedzin,
• porównanie działań firmy na tle konkurencji.

Kiedy powinieneś zlecić audyt firmie zewnętrznej?

Najlepszy moment do przeprowadzenia audytu marketingowego to ten, w którym intuicja podpowiada, że marketing przestał działać tak, jak powinien, ale trudno wskazać jednoznaczną przyczynę. Z opinii naszych klientów wynika, że to właśnie wtedy pojawia się pierwsza myśl o audycie. Ale są też sygnały, których po prostu nie warto ignorować.

Audyt warto przeprowadzić, gdy:

– Zmieniają się potrzeby rynku, a dotychczasowe działania przestają być skuteczne.

– Chcesz odświeżyć lub przebudować strategię firmy, ale nie masz pewności, które elementy marketingu wspierają cele biznesowe, a które je blokują.

– Pojawiają się nowe trendy rynkowe, a Twój marketing nie nadąża albo reaguje zbyt wolno.

– Konkurencja zaczyna coraz wyraźniej wyprzedzać firmę i nie wiesz, jakie działania stoją za ich przewagą.

– Twój zespół działa wolniej niż kiedyś, sprawy grzęzną w mailach, a drobne zadania „na już” robią się coraz częściej sprawami „na jutro”.

– Wyniki kampanii są słabe, ale nie wiadomo dlaczego, mimo że budżet marketingowy jest regularnie zwiększany.

Ale wiesz co? Czasem powód jest mniej oczywisty. W wielu firmach momentem zwrotnym jest sytuacja, w której marketing działa… ale każdy robi to po swojemu. Brakuje priorytetów, projektów nie da się domknąć, a jednocześnie trudno komukolwiek zarzucić błąd, bo wszyscy są maksymalnie zaangażowani. Dokładnie wtedy audyt zewnętrzny i wsparcie dyrektora marketingu na godziny daje największą wartość. Pozwala spojrzeć z dystansu i zobaczyć, gdzie firma traci potencjał, choć nikt tego nie robi świadomie.

Nasza oferta dla Twojej firmy!

W Rodin łączymy audyt, doświadczenie i praktyczne wsparcie. Połączenie elementów strategicznych, operacyjnych i kompetencji sprawia, że możemy zobaczyć, gdzie marketing traci tempo, a gdzie drzemie największy potencjał. To moment, w którym zamiast kolejnych domysłów pojawia się konkret:

• Co uporządkować?
• Co zmienić?
• Jak zacząć działać skuteczniej?

Dla wielu firm sam audyt to dopiero pierwszy krok. Kolejnym jest wdrożenie zmian i tutaj masz do wyboru dwie ścieżki.

1. Jeśli potrzebujesz doświadczonego lidera, który poprowadzi zespół i dopilnuje wdrożenia rekomendacji, naszym zdaniem najlepiej sprawdza się dyrektor marketingu na godziny. Sprawdź naszą ofertę tutaj.
2. A jeśli Twoja firma potrzebuje wsparcia operacyjnego (regularnych działań, specjalistów od konkretnych obszarów, konsekwentnej realizacji strategii), wówczas możesz skorzystać z outsourcingu marketingu.

Zacznijmy od rozmowy. To pierwszy i najważniejszy krok do marketingu, który pracuje na rozwój Twojego biznesu.